Việc các bộ phận tài chính có khả năng truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào xếp hạng tín dụng và báo cáo rõ ràng là một lợi thế, nhưng làm thế nào để các bộ phận khác ngoài tài chính có thể sử dụng thông tin tín dụng một cách hiệu quả mới là vấn đề cần được quan tâm?

Ba yếu tố có thể giúp tận dụng thông tin của công ty trong Báo cáo tín dụng trực tuyến bao gồm: Bán hàng (Sales), Mua sắm (Procurement) và Tiếp thị (Marketing). Ngoài ra, các CEO và giám đốc cấp hội đồng quản trị khác cũng đang sử dụng Báo cáo tín dụng để theo dõi các mục tiêu cần thâu tóm cũng như nắm bắt tình hình của đối thủ cạnh tranh.

Một trong những điểm mâu thuẫn lớn nhất giữa bán hàng (sales) và tài chính là xu hướng bán hàng nhắm thẳng đến khách hàng mục tiêu, nhưng lại không lường trước được chúng có khả năng tạo ra nợ xấu hay không. Mặt khác, các bộ phận tài chính được hoạt động dựa trên cơ chế giảm nợ xấu - tăng lợi nhuận. Và để giảm thiểu rủi ro không đáng có, các bộ phận bán hàng sử dụng các báo cáo tín dụng trực tuyến để kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký kết hợp đồng với khách hàng. Điều này tuy làm hạn chế danh sách khách hàng tiềm năng nhưng nó cũng giúp ta tiếp cận mục tiêu tập trung và chính xác hơn. Cuối cùng, khả năng tạo ra nợ xấu cũng sẽ giảm và sức mạnh tài chính cũng trở nên mạnh mẽ hơn.

Mặc dù bộ phận tài chính thường chịu trách nhiệm đưa ra hạn mức tín dụng cho các nhà cung cấp, nhưng đối với các nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tiềm năng như lĩnh vực CNTT, các chuyên viên thuộc những bộ phận khác cũng có khả năng đảm nhiệm được việc này. Tuy nhiên, trước khi đưa ra lời khuyên về việc hợp tác với ai, bộ phận thu mua kiểm tra lý lịch trước bằng thông tin tín dụng để đảm bảo rằng họ có thể giảm thiểu rủi ro khi làm việc với đối tác không đáng tin cậy và tránh được các thỏa thuận cung cấp dài hạn. Bộ phận thu mua có thể xác định các nhà cung cấp ổn định hơn về tài chính, có vị thế vững chắc trong chuỗi cung ứng và có nhiều khả năng cung cấp. Bộ phận thu mua nên xem xét kỹ xếp hạng tín nhiệm, ban giám đốc có lý lịch rõ ràng hay không và hóa đơn có được trả đúng hạn hay không. 

Một trong những áp lực lớn lên hoạt động kinh doanh trong thời kỳ suy thoái xuất phát từ nhu cầu tạo ra thêm doanh nghiệp mới, đồng thời tiếp tục cung cấp dịch vụ tuyệt vời cho khách hàng. Trước khi gửi các chiến dịch marketing lớn cho khách hàng tiềm năng, bộ phận marketing có thể sử dụng thông tin tín dụng để phân loại trước mức độ tiềm năng của từng khách hàng để đảm bảo rằng họ đủ khả năng chi trả cho các sản phẩm và dịch vụ. Các tổ chức có thể làm rõ trọng tâm của kế hoạch marketing thông qua việc sử dụng dữ liệu khách hàng tiềm năng để xác định và hướng mục tiêu đến những các tổ chức đáng tin cậy trong nhiều lĩnh vực.

Ban giám đốc hoàn toàn có thể kiểm tra các mục tiêu tiềm năng để lên kế hoạch thâu tóm hoặc thậm chí là đối thủ cạnh tranh bằng cách sử dụng các Báo cáo tín dụng của bộ phận tài chính. Thông tin này có thể được sử dụng như một phần của quy trình thẩm định (bằng các tra soát đặc biệt) hoặc nghiên cứu một công ty xuất hiện cạnh tranh khách hàng, chỉ cần một báo cáo tín nhiệm có thể cho bạn biết họ là ai, họ đến từ đâu, họ đang làm gì.  

Ban giám đốc thường quan tâm đến các vấn đề như các biện pháp phòng chống rửa tiền và làm thế nào để nắm bắt các thông tin liên quan đến chuỗi cung ứng, khách hàng. Việc tìm kiếm nguồn cung ứng quốc tế đòi hỏi phải đảm bảo tính tuân thủ trong chuỗi cung ứng tiềm năng và các vấn đề về nhân công như lao động lệ thuộc, lao động dưới tuổi và thời gian làm việc quá mức. Quản lý chuỗi cung ứng ngày nay đòi hỏi nhiều yếu tố hơn thay vì chỉ xoay quanh các mục tiêu cung cấp với chi phí thấp nhất có thể.

Từ một công cụ độc lập được sử dụng riêng bởi các bộ phận tài chính, các thông tin tín dụng dần hình thành các quy trình và ứng dụng được thực hiện bởi các bộ phận thương mại khác trong doanh nghiệp. Khi một công ty ra quyết định cải thiện năng suất hoạt động thông qua việc sử dụng thông tin tín dụng nhiều hơn, họ cũng cần áp dụng đồng bộ trên toàn hệ thống tổ chức.

1. Xác định những bộ phận nào nên tham gia và nơi có thể cải thiện nhiều nhất

 

2. Lựa chọn những gương mặt xuất sắc của mỗi bộ phận để đào tạo về hệ thống thông tin tín dụng và đảm bảo rằng họ hiểu những gì họ đang tìm kiếm

 

3. Xây dựng kiểm tra tín dụng vào từng quy trình có liên quan - ví dụ: hợp đồng mới không thể được ký kết bằng doanh số cho đến khi họ thực hiện kiểm tra

 

4. Đảm bảo kết nối hai chiều giữa tài chính và từng bộ phận chức năng khác để giảm thiểu rủi ro

 

5. Đo lường các chỉ số, chẳng hạn như nợ xấu và ghi chú tín dụng, theo thời gian để xác định thông tin tín dụng giá trị cho doanh nghiệp

 

Nguồn: Courtesy of Creditsafe